Янв 272013
 

Многие из работающих с набором текста сталкиваются с необходимостью выполнять одни и те же операции. Например — устанавливать параметры страницы (размер, поля), настраивать колонтитулы, менять оформление и т.п. Немного поколдовав на досуге, можно легко настроить эти самые стандартные операции, чтобы потом один махом использовать их в новых документах.

А теперь — по порядку

Первый вариант такой настройки, менее гибкий, но очень простой — это настроить параметры по умолчанию для документа. Например, можно установить те же размеры страницы и поля — и при помощи кнопки «По умолчанию» закрепить эти настройки раз и навсегда для любого нового документа (не бойтесь, в дальнейшем при работе с документами можно изменить их или присвоить новые значение по умолчанию).

умолчания

Другой, более сложный, но очень полезный и функциональный способ — это использование макросов.

Макросы в Microsoft Office – это некоторая последовательность действий или операций, которая хранится отдельно и которую можно легко применить для любого документа.
Живой пример: давайте представим некоторого сотрудника, который работает с документами. Он работает с документами разного типа, например, с открытками набранными в Word (ну это теоретически) или форматирует книги или статьи из материалов, которые ему приносят самые разные люди. Ну вот, принесли ему очередную порцию этих самых материалов. А принесли — кто как мог: кто с интернет-страницы скопировал (даже не посмотрев, как там все оформлено), кто набрал как сумел в блокноте, кто настроил все параметры оформления так, как только можно (причем настраивал долго и использовал все доступные кнопочки). Но надо же этот самый текст привести к общему, стандартному внешнему виду. Поэтому давайте посмотрим, как записать эту последовательность действий, которую мы дальше применим к любому документу.
Сначала добавим кнопки для вызова и записи макросов, которые немного спрятаны, и которые удобнее было бы использовать одним кликом.
Открываем параметры панели быстрого доступа

настроить

Теперь — добавляем нужные нам кнопки

добав

Готово! На панели быстрого доступа появились необходимые нам кнопки:

есть

Теперь решим конкретную задачу. Нам нужно очень быстро добавить на страницу рамку, установить размер для шрифта и параметры абзацев, поменять (или исправить) параметры страницы ну и … изменить цвет фона. И так для каждого текста (документа), который имеется. Давайте запишем эту последовательность действий и посмотрим на результат.
Нажимаем кнопку записи макроса.

записьь

Называем его и выбираем способ его запуска, например — пусть это будет сочетание клавиш.
(проверьте только, чтобы у выбранного сочетания не было никакой функции, например Ctrl+C точно уже занято для другой функции)
макрос наме сочетание
Все. Теперь идет запись (о чем свидетельствует странный курсор). И наш редактор запомнит все, что мы будем делать, аж до момента пока не нажмем кнопку остановки записи.

стоп

Теперь выполняем все необходимые изменения с документом. Меняем все

было стало

Останавливаем запись. И… И все!
Теперь все команды записаны в макросе и можно попробовать на новом документе нажать сочетание клавиш, которые вы назначили для макроса.
Есть вопросы? Пишите в комментариях, ответим)

Gagarin

Комментарии:

 Leave a Reply

(надо)

(тоже надо)